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          人事檔案管理信息化的必要性與側重點

          近年來,計算機網絡技術的廣泛應用使人事檔案的管理進入現代化管理的先進行列,并為單位人事檔案信息管理提供了可靠的保證。信息技術被廣泛的應用于各個工作領域當中,人事檔案管理也是一樣。為了充分發揮人事檔案在人事工作中的重要作用,應該將信息技術與檔案管理技術結合起來,促進檔案的信息化管理。因此,對人事檔案進行信息化管理是人事檔案管理發展中的必然趨勢,加快檔案管理信息化建設,自然而然的成了順應時代發展的要求。

          一、人事檔案管理信息化的必要性。

          1.人事檔案管理信息化的重要性

          人事檔案是各個國家,組織,企業單位所必不可少的工具,它能記錄和反映出個人經歷、出生、參工、學歷、職稱、政審、入黨、獎懲、工資、考核任免、家庭狀況、工作表現等情況,它是以個人為單位集中保存以備閱的文字資料、表格及其他各種形式具有保存價值的歷史記錄,與每個職工的切身利益密切相關。人事檔案是單位人事部門對個人管理的重要憑證和開展各種工作的基礎。它是組織、人事工作中不可缺少的依據,對單位考察和識別干部、選拔優秀人才,加強單位干部隊伍建設,促進生產監察、黨政管理的開展具有重大作用。所以,人事檔案的使用頻率特別高,建設信息化管理是很有必要的。

          2.人事檔案管理信息化提高工作效率

          傳統的人事檔案一直采用紙質材料的保管方式,管理人員手工收集、整編、治理、提供單位利用,工作量大但效率低,費時又費力。因此,檔案管理很需要信息化建設。將每個人的信息錄入到計算機系統中這樣,數據只需一次錄入就可以多次反復查閱利用。在我們需要個人信息的時候,只要輸入姓名或簡單的基本信息就能一目了然,這種做法既簡單而又明確,是時代發展的必然產物。人事檔案通過計算機的管理,對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工,可以直接提高工作效率。并且與傳統檔案資料相比,數字檔案更易于保存、查詢、整改。提高檔案的利用率,降低檔案的管理成本。

          3.人事檔案管理信息化是必然趨勢

          從檔案管理的改革整體來看,信息化發展是總的方向,而信息化的核心內容就是要利用電子計算機和網絡技術,運用當代科技新成果和管理新手段,使得人事檔案信息的利用更加詳盡,準確、方便,對各類信息進行編輯和管理,達到存儲、檢索,實現檔案資源共享的目的,有利于提高人事檔案管理人員的工作效率和服務質量。實現人事檔案信息保管與電子同步保管,從而提高人事管理的整體效率。

          二、人事檔案管理的信息化建設的側重點

          1.提高人事檔案管理的信息化意識

          人事檔案工作向來以默默無聞、無私奉獻著稱,封閉意識較強。在信息化時代,強化檔案管理的信息化意識、科技化意識、計算機管理檔案意識,加快檔案由手工管理向計算機數字管理的轉變工作是至關重要的,實現人事檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化,實現檔案信息高度共享,并采取科學的管理方法。

          檔案信息化建設的過程中,電子檔案的管理是檔案信息和資源建設的重點內容。利用檔案信息資源時迫切需要檔案信息化。人事檔案的實際作用就是為人事工作提供服務。要全面建設科學、便捷的人事檔案管理模式,滿足當代人對高效、高速的基本要求,計算機的應用是必須的,它的應用改變了傳統檔案管理體系,使檔案管理不再面臨安全和復雜難找等情況的出現,同時也可以加大檔案所包含的內容,而不用去擔心紙張的浪費和不便實現“無紙化閱檔”。

          2.增強人事檔案信息化管理的安全保密工作

          信息技術為檔案的管理提高了高效快捷的手段和方法,但也給檔案管理帶來了安全隱患,我們要正確運用好計算機的加密功能,對通過數據庫的數據根據使用權限進行系統的分類加密要正確處理好檔案資料的保密與利用的關系。認真搞好電子檔案的備份與維護工作,及時更新。要確保個人信息的真實、完整,不被竊取、泄露、隨意傳播和滅失,就要重視信息安全的技術保障。切實加強檔案工作的安全性研究,要正確處理好電子檔案與紙質檔案的關系,確保檔案資料的安全完整。而且由于人事檔案具有高度保密性的特點在設計管理信息系統時,要充分考慮其安全性與保密性。

          3.重視人事檔案管理信息化人才培養

          隨著信息時代的到來對每位檔案工作者在業務素質上提出了更高的要求,管理人員要加強專業的學習,注重業務能力的培養,不斷拓寬自己的知識面,加強計算機及人事檔案管理軟件的學習,定期舉辦各類崗位培訓班,邀請專家、學者講學座談,及時了解現代科學和檔案學領域發展的新成果、新動態,更新檔案人員的知識結構,提高檔案工作人員的工作技能促進檔案人員服務意識的增強。掌握現代信息管理技術,努力成為既熟悉檔案業務知識,又懂得計算機管理技術的雙重型人才。用科學的思想、組織、方法和手段,對檔案工作進行有效的管理,使之獲得最佳的工作效益。

          4.不斷健全人事檔案信息化的管理制度

          首先,以管理者、人事部門負責人和人事檔案信息化專家組成檔案信息化管理制度制定小組,結合國家相關規定和單位經營特點,制定出符合單位發展的檔案管理規章制度。其次,以崗位責任制確定檔案信息化管理工作的權責一旦發現檔案信息出現失真,難以發揮其作用的時候,應該積極去實現問責,責任落實到人,保證相關規章制度切實的執行到工作中去。最后,將人事檔案管理信息化納入到人力資源管理體系中去,不斷夯實檔案管理工作,保證其符合人事變化的實際情況。

          總之,在網絡技術和社會經濟不斷發展的今天,運用現代先進信息技術,爭取早日實現較完整意義上的全面的人事檔案工作信息化、現代化和資源共享使人事檔案工作更好地運行,從而推進人事檔案工作沿著健康的軌道向前發展。




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