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          淺談流動人員人事檔案材料歸檔難現象


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            流動人員人事檔案是人事檔案的重要組成部分,具體包括:非公有制企業和社會組織聘用人員的檔案;辭職辭退、取消錄(聘)用或被開除的機關事業單位工作人員檔案;與企事業單位解除或終止勞動(聘用)關系人員的檔案;未就業的高校畢業生及中專畢業生的檔案;自費出國留學及其他因私出國(境)人員的檔案;外國企業常駐代表機構的中方雇員的檔案;自由職業或靈活就業人員的檔案;其他實行社會管理人員的檔案。流動人員人事檔案是用人單位準確選擇和正確評價人才的可靠依托。其不僅關系到流動人員的切身利益,還關系到國家人才強國戰略的實施。隨著市場經濟的發展,流動人員人事檔案管理出現諸多新問題,歸檔材料難是其中一項需要特別關注的問題。

          一、流動人員人事檔案材料歸檔難現象成因分析

          (一)流動人員人事檔案材料管理不規范

          流動人員人事檔案政策上歸屬政府所屬人才服務機構管理,實際上流動人員人事檔案管理機構混雜,有民營或私營人才服務機構管理流動人員人事檔案的現象,有政府職能部門批準的民營或私營公司自行管理人事檔案的現象,也有行業性的人才服務機構管理行業內的專業技術人員人事檔案、改制后的國營單位自行建立的流動人才服務中心管理自動離職或者辭退職工的人事檔案等現象。管理機構的形成、職能范圍各不相同,導致在流動人員人事檔案管理方面難以采取統一標準,沒有按照統一規范來操作,在人事檔案材料的歸檔管理水平上更是參差不齊。檔案材料的借出有時候僅僅就是個人提出一個書面申請,無法核實用途,無法追蹤歸檔,對檔案材料管理的嚴謹性更無從談起。檔案材料借出后何時歸檔、逾期如何處罰都沒有硬性的可操作性的標準。

          (二)流動人員人事檔案材料歸檔意識淡薄

          市場經濟的發展,多種經濟形式的活躍,使得流動人員在工作選擇上有較大的靈活性。人才的流動活躍,流動人員人事檔案流動量加大,而流動人員人事檔案新的材料形成后歸檔意識卻非常淡薄。其中有企業不要求、不重視,個人不知情或不重視的因素。流動人員隨意處置個人人事檔案和材料或者遺失個人人事檔案和材料的案例比比皆是。

          (三)流動人員人事檔案材料來源多樣化,沒有統一的規范

          流動人員流動性大,其人事檔案材料的形成五花八門,缺乏標準化;其來源多渠道,缺乏規范化。例如民營企業、私營企業、外資企業與國家企事業單位對于人事檔案的管理方面存在諸多不同,當人才在這些單位流動后,在人事檔案材料方面會存在材料斷檔、接續不上的現象。另外,民營、私營或其他經濟形式的公司在人事檔案管理方面均有不同,使得人才的人事檔案材料出現真偽不辨、手續混亂、前后不一致等問題,這都對人才在流動時的考核、選拔、晉升、任用等產生不同程度的不利影響。

          (四)流動人員人事檔案材料利用不規范,使用價值在減弱

          流動人員人事檔案材料的不完整、不規范性以及利用的不規范會導致其材料的使用缺乏權威性,缺乏法律效力,從而使其人事檔案材料在使用價值方面降低,管理方面惡循環,降低了流動人員人事檔案管理水平、服務效率。

          改進流動人員人事檔案材料歸檔難的措施

          (一)規范流動人員人事檔案管理環節,完善流動人員人事檔案管理規章制度、法律法規

          當前,在流動人員人事檔案管理不收費的前提下,我們流動人員人事檔案管理制度改革的核心是確定政府所屬公共管理部門和其他人事檔案管理機構的權力區別,建立和規范我國流動人員人事檔案管理規章制度。將流動人員人事檔案管理的責任、權力明確到各種經濟實體中,使其意識到建立和保存人事檔案的重要性,并在相關的法律法規、規章制度下,共同做好流動人員人事檔案的管理。

          (二)整合區域性資源,實現全國性統一流動人員人事檔案信息共享管理

          目前,我國各地的流動人員人事檔案管理水平不均衡,隨著檔案管理信息化迅速發展,各種計算機和多媒體的廣泛應用,流動人員人事檔案信息化管理手段、服務方式都發生了翻天覆地的變化,流動人員人事檔案管理信息資源區域性嚴重影響人才的全國性流動,對區域性資源的高效整合、共享管理如今正在成為一種趨勢,因此全國流動人員人事檔案基礎信息庫的建設和推進刻不容緩。

          挖掘流動人員人事檔案材料的價值

          廣泛宣傳流動人員人事檔案材料的重要性檔案材料具有法律效力,與個人誠信、工資待遇、職稱評審、社會勞動保障、退休審核、組織關系緊密掛鉤,同時是單位錄取、選拔、任用、考核的主要依據。隨著人才的多樣化、多層次的培養和發展,多方面挖掘流動人員人事檔案材料的利用價值。同時多利用傳統媒介、新媒體各種渠道和平臺進行宣傳檔案材料的重要性,積極培養個人、用人單位對檔案材料內容、形成過程及主要功能的認知,強化檔案材料收集意識、價值意識,從而實現對我國流動人員人事檔案的高效管理。




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