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          人事檔案如何為人力資源開發服務

          在知識經濟時代人力資源成為社會發展的重要資源,在人力資源管理工作中,人事檔案工作作為人力資源管理工作中最基礎的工作,需要充分的利用現代化管理理念來發揮人事檔案的重要作用,使其能夠更好為人力資源開發服務。

          一、人事檔案的內容

          人事檔案是在人事管理活動中形成,能夠對員工個人經歷和德能進行記錄和反映,并對其進行集中保存和備查的原始記錄。人事檔案具有特殊性,能夠全面的對個人的成長軌跡進行反映,全面反映學歷、職務、職稱 、工資、獎懲 、家庭及社會關系、政治面貌等進行系統的反映。人事檔案與人力資源管理工作具有非常密切的關系,其組成內容大致包括:個人履歷、學歷學位、成績、培訓和專業技術職稱情況、入黨團及個人政治歷史審查材料、獎懲材料、干部任免、工資待遇等方面的材料、其它供組織參考的材料等,人事檔案中的各項材料具有使用價值和保存價值,能夠真實的反映一個人的本來面目??梢哉f人事檔案作為人事部門全面考察和正確使用人才的重要依據,在企事業單位中發揮著非常重要的作用 。

          二、人事檔案管理對人力資源開發的促進作用

          (一)有利于最大限度地發揮組織內人力資源的效力。

          利用人事檔案不僅能夠對員工的人生軌跡進行動態分析,而且能夠對其發展潛力進行預測,從而及時發現人才,充分的發揮人才在人力資源管理系統功能中的重要作用。根據人事檔案提供的信息使各類人才能夠合理配置,在適宜的崗位上最大發揮其效力。

          (二)有利于實現人力資源的合理配置。

          通過人事檔案能夠對單位中每一名員工的相關信息全面了解,同時針對不同人員的能力和特點使其對其崗位進行配置,將員工配置在最能發揮作用的崗位,充分的發揮人力資源的重要作用。利用人事檔案還能夠促進各部門、各系統及各組織之間人才的合理流動,使人才能夠各盡其才,通過人力資源的合理配置,從而為組織發展奠定良好的基礎。

          (三)有利于人力資源需求預測的科學化與規范化。

          人力資源需求的影響因素多來自于組織內部,因此通過人事檔案管理工作,可以更好的分析組織內人力資源的狀況,從而對其是否與組織變革與發展的要求相適應,并為人力資源計劃制度提供有效的依據,確保人力資源需求預測的科學性和規范性。

          三、人事檔案為人力資源開發服務的提升措施。

          (一)增強服務意識 ,積極主動的提供利用。

          人事檔案管理工作作為人力資源管理的最基礎性工作 ,是各單位選人、用人、留人及育人的關鍵所在 ,因此人事檔案管理工作需要轉變觀念,增強主動服務意識,積極主動的為人力資源管理提供良好的信息支撐,使其能夠為人力資源開發提供服務,助力提高人力資源管理水平。

          (二)拓展人事檔案管理方式。

          在當前新形勢下,人事制度發生了一系列的變革,人事代理、檔案委托管理及勞務派遣等服務為用人單位用人提供了方便,打破了人事關系與勞動關系一體管理的局面。用人單位將繁雜的人事檔案管理工作委托給有管理資質的專業機構進行管理,其相關業務全部授權由托管機構完成,為能夠滿足人力資管理工作高質量發展做好保障。

          (三)加快推進人事檔案工作向社會化、開放式 、科學化的方向發展。

          人事檔案管理應擺脫舊模式 ,大力引入現代科技手段,將個人的檔案形成數字化的檔案管理資料,更可以在單位內部局域網上建立平臺,形成資源共享 ,由單一的途徑變為開放式的交流模式 ,實現自動化 、網絡化和文檔一體化,變被動接收檔案資料為主動提供服務。加快人事檔案管理工作科學化、現代化進程,實現人事檔案管理手段與理念的雙提升。

          通過加強人事檔案管理工作,不僅有利于實現對人事檔案的合理開發和利用,而且能夠為人力資源管理工作提供準確及原始的信息數據,有利于更好的推動人力資源管理水平的提升,為人力資源事業的健康有序發展奠定良好基礎。




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